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如何高效地交流?

目录

英文翻译练习。文章来源: http://www.wikihow.com/Communicate-Effectively

不管你是什么年龄、背景,或有过什么样的经历,高效的交流都是一项你可以学习的技巧。一点点自信和基础知识,即可令你的观点有效传达。这儿有一些技巧。

步骤

营造交流的恰当氛围

  1. 选择恰当的时间。 俗话说,凡事皆有其恰当的时间与地点,交流也不例外。

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    图1  Communicate Effectively Step 1

    • 避免在晚上很晚的时候讨论一些沉重的话题,比如账务或一周计划。在非常疲惫的时候,很少有人面对这些重要事务还能兴奋起来。相反,把这些话题留给早晨和下午,这些时候人们的注意力集中,有精神,更能够给予清晰的回应。
  2. 私密的交流应选择恰当的地点。 如果你想告诉某人一些不太容易被接受的事情(如死亡或分手的消息),别在公共场合、同事面前,或者靠近其他人。要尊重并替接受交流的人着想,应在私密的地方进行。这也让你给交流内容提供了对话空间,帮助你确定双向对话进展妥当。
    • 如果你当着一群人说话,应事先检查声音效果,并练习一下以便让你的声音传达清晰。若需要可使用麦克风使得听众都能听得见。
  3. 若有来电铃声,第一时间笑着摆脱它,然后立即关闭铃声,再继续交谈。要消除那些分散注意力的东西。 关闭所有那些在交流期间会打断的电子设备。不要依赖任何外部容易分散注意力的东西,那些会令你的交流脱轨。它们不仅能分散你与听者的注意力,还会有效地毁掉交流。

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    图2  Communicate Effectively Step 3

组织你的交流

  1. 在心中组织并明晰你的想法。 这应该在你交流这些想法之前做好。如果话题令你激动不已,若在交流中没有考虑清楚坚持的关键点,你可能会搞得乱七八糟。

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    图3  Communicate Effectively Step

    • 有个实用的经验就是选择三个关键点并令你的交流始终围绕着它们。这样,当离题时,你就能够回到这三个关键点的一个或多个,就不会乱了阵脚。把关键点写下来(如果恰当的话)也有助于交流。
  2. 主题明晰。 从一开始就要明确你想传达的内容。比如,你的目的是通知他人,获取信息或者发起运动。人们需要预先知道你交流中所期望的内容。
  3. 不要离题。 一旦你开始陈述三个关键点,确保你说的所有内容都是对交流的补充或讨论。如果你对问题以及你对想传达的想法本质考虑得很全面,很可能你心中已经有了恰当的结论。别担心,直接用它们来强调你的观点。即便是一些非常自信和知名的演讲家也会反复使用他们的关键观点以达到效果。
  4. 感谢你的听众。 感谢花时间来聆听并回应你的个人或群体。不管你的交流如何困难,甚至对你的谈话及讨论的回应是负面的,礼貌地结束并尊重任何他人的投入与时间。

演讲方式的交流

  1. 让听众放松下来。 在开始谈话或演示之前你要先把这个做好。有时以一些轶闻趣事开始很有帮助。如果有人喜欢这些则可帮助听众与你产生同感。
  2. 吐字清晰。 发音清晰非常重要,这使得要传达的信息每个听众都能理解。因为人们能够立刻理解你说的内容,就容易记住它们。
  3. 避免喃喃自语。 对于你想传达的关键观点,要特别注意表达清晰,以避免误解。如果你因为害怕交流而陷入喃喃自语的自卫式习惯,不妨在家中镜子前练习你的表述。事先与周围那些你感觉自在的人交流一下想法,以便强化你脑中的观点表述。这些练习与观点的语言组织都会增强你的信心。

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    图4  Communicate Effectively Step 10

  4. 聆听时要留心,确保你的面部表情反映你的兴趣。 要积极地聆听。交流是双向的。记住,在讲话时你就不会在聆听。在聆听时,你就能够衡量自己的观念被听众接收了多少或者是否接收准确。如果听众表现出对你观点的反馈是迷惑的或者错误的,请求听众用自己的话重新表述你说过的内容,这会很有帮助。
  5. 用声音表示兴趣。 单纯地说听起来并不舒服。好的交流者会使用“声音色彩”来强调交流内容。诺玛·迈克尔建议,当你切换话题或者观点时要提高声音的音调和音量,而当你提出一个特别观点或者进行总结时则要加大音量并放慢语速。1 她还建议说话时要精神抖擞,但需要对关键词进行回应时则要暂停一下。

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    图5  Communicate Effectively Step 12

通过身势语的交流

  1. 识别人群。 当然,你没必要认识听众中的人或者群体中的新朋友,但他们会对你点头或者表示出对你的赞同。这意味着他们在与你联系。用恰当的回应来回报他们。
  2. 可通过身势语让意思的表达清楚。 有意识地使用面部表情。通过使用轻柔、温和和明悟的面部表情向听众反映激情并产生共鸣。避免消极的面部表情,比如皱眉或提升眉毛。是否消极,这取决于上下文,包括文化氛围,视你的情况而定。
    • 小心那些意外的行为方式,它们提醒你存在跨文化的冲突,比如握紧的拳头、耷拉的身体姿势甚至沉默。2 如果你不了解其文化,在同特定文化氛围的人们交流之前先询问一些交流禁忌。
  3. 用眼神交流。 眼神接触会建立心灵感通,这会帮助说服他人你值得信赖,并表明对交流的兴趣。在交谈或演讲中,如果可能,应看看其他人的眼神并保持一定时间的接触(但千万别过了;感觉自然即可,一次大约 2 至 4 秒),这很重要3

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    • 记住,要与所有的听众交流。如果你在会议室内演讲,要查看与会每位成员的眼神。忽略任何个人都容易被认为是一种伤感情,会令你丢掉生意、承认、成功或任何你努力想获得的。
    • 若是演讲中提及某位听众,在中断并继续演讲之前暂停一下,同这名听众眼神交流至少 2 秒。这会使得听众个体感到自己被重视了。
    • 要小心,眼神接触受文化背景影响。某些文化中会被认为是骚扰或不合适的。应预先询问或研究一下。
  4. 用呼吸和暂停达到更佳交流。 暂停中有力量。西门·雷诺曾说,暂停接近了听众来聆听。它帮助你强调自己的观念,允许听众有时间来消化所说的内容。它也有助于让你的交流激发他人兴趣,使得你的演讲更容易听懂4
    • 交流之前先深呼吸让自己平静下来。
    • 交谈中保持稳定的、规律的呼吸习惯会帮助你保持一种平稳、冷静的声音。它也会令你更放松。
    • 用暂停让你所说的内容有喘气的时间。
  5. 怎么就成了这种姿势? 小心使用手势。你讲话时要意识到自己手势的表达。有些手势会很有效地强调你的观点(敞开势),而其它一些则可能会令人分心甚至会冒犯一些听众,使得交流或聆听中止(关闭势)。观察他人的手势以了解他们对你的感觉,这也很有用。
  6. 留意其它身势语的信号。 留意一下迷茫的眼神、在你衣角上拉扯的手或者鼻子里时常的哼哼。这些体势累积起来保证能毁掉你说话的效果。

在冲突中高效地交流

  1. 把自己放在平等的位置。 不要站立或凌驾于他人之上。这导致一种权力争斗并将冲突推向另一个水平。如果他们坐着,你也应同样坐着。

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  2. 聆听其它当事人。 让他们把所感想的说完。在你开讲之前等候他们先讲完。
  3. 用冷静的声调说话。 不要吼或者指控其他当事人。让他们知道你已经听到他们的观点并理解他们的立场。
  4. 不要试图不顾一切地结束争论。 如果他人走出了房间,别跟随他们。允许他们这么做,让他们在冷静时返回以便交谈。
  5. 不要陷入定论。 同样,这会导致权力争斗并永无休止。有时,你不得不同意分歧以便进行下去。
  6. 使用“我”的观点。 当你强调自己的考虑时,试着用“我……”来开始你的句子。这会令他人更能接受你的报怨。比如,不要说“你的粗心让我抓狂”,试着说“我觉得,乱糟糟的是我们关系中的一大问题”。

视频

在被盾的 YouTube 上: http://www.youtube.com/v/95o92dPtieg

技巧

  • 不要哀求或恳求。哪一样都无法保证听众的尊重或兴趣。如果你很忐忑不安,找借口离开,在有机会考虑清楚后再回来讨论。
  • 不要闲谈。这会令你的话不被理解或者不被认真对待。
  • 小心幽默。尽管谈话中加一点小幽默会很有效果,但别太过了,或者太依赖它以掩盖那些难言之事。如果你一直傻笑或者讲笑话,你的交流就不会被认真对待。
  • 通过互联网找一些现实中伟大演讲家的例子。通过在线视频立刻可以访问到大量的榜样。把他们当成你的“个人交流教练”。
  • 如果对一群人或听众演讲,准备一下困难的问题,这样可让自己不要偏题或者感到慌乱。对于保持高效的交流,迈克尔·布朗推荐了一个针对群体或听众环境中处理困难问题的黄金法则。他建议,你应以出席现场的所有人的角度来聆听,包括提问和重复观点。同所有人分享反馈,也就是把你的眼神从提问者移开到所有在场的人,使得整个现场都“关注其答案”。强调分享的答案,传递它并改变传达的方向5

相关指南

来源及引用

内容来源:

  • Some elements of this article were sourced from FEMA, Effective Communication: An Independent Study, December 2005, at PDF document - downloads on clicking, a US government copyright free information source.
  • Center for Nonverbal Studies, (http://center-for-nonverbal-studies.org/ CN), is an organization dedicated to the study of all forms of non-spoken communication; here you'll find a thorough explanation of the various forms of non-verbal communication.

文中引用:参见脚注。

文章信息

参见 WikiHow 原文

脚注:

1

Norma Michael, How to Say What You Mean, (1988), p.33, ISBN 0-474-00303-5

2

Don W Prince and Michael H Hoppe, Listen and Watch for Cultural Differences, in Communicating Across Cultures, (2000), pp.14-19

3

Linda Talley, Body Talk, Career World, a Weekly Reader publication 38.6, (April-May 2010), p.6

4

Siimon Reynolds, Why People Fail; The 16 obstacles to success and how you can overcome them, (2010), p. 94, ISBN 978-0-670-07431-0

5

Michael Brown, Speaking Easy, (undated), Media Associates, NZ, p.114.

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